Aggiornamento SIDA PRIVACY - Reg. UE 679/2016 (GDPR)

Gentile Cliente,

come certamente saprà, il 25 maggio entrerà in vigore il GDPR, il nuovo Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali.

Il GDPR, che ha come finalità quella di rendere applicabile in tutta Europa la medesima disciplina di protezione dei dati personali prevede, fra le altre cose, una serie di adempimenti tecnici e di misure volte a realizzare questa protezione.

Per mettere tutte le autoscuole che utilizzano SIDA Gestione in condizione di poter operare in linea con quanto previsto dal GDPR, abbiamo predisposto questo aggiornamento che introduce nuove funzionalità per la corretta gestione dei consensi e per la tutela dei diritti degli interessati.

Per questo motivo, in questo aggiornamento troverà:

• La nuova modulistica relativa all’informativa ed al consenso in base al GDPR
• La nuova funzione di gestione dei consensi di tutti i candidati in archivio
• La dichiarazione di conformità del software SIDA Gestione al GDPR, a disposizione nell’area personale dell’autoscuola.

Aggiornamento dell’informativa e del consenso privacy

Per ogni cliente dell’autoscuola è possibile stampare la nuova informativa sulla privacy e il consenso elaborati secondo le disposizioni del GDPR.

Selezionate il candidato al quale volete sottoporre il consenso e cliccate sul menu stampe – Informativa privacy (GDPR).

L’informativa ha un contenuto standard che fa riferimento alle più diffuse modalità di trattamento dei dati effettuate dalla maggioranza delle autoscuole. Così come previsto dalla normativa, per ogni singola finalità di trattamento dati è necessario che il cliente esprima (o neghi) il proprio consenso barrando la casella corrispondente (immagine sotto).

Non è necessario esprimere il consenso per la gestione della pratica in quanto è l’incarico che il vostro candidato vi affida che rende implicito il consenso a trattare i dati necessari per adempiere all’incarico.

Il consenso deve invece essere espresso per realizzare altre finalità di trattamento come quelle di marketing o informative sui servizi offerti dall’autoscuola.

E’ possibile operare delle modifiche ai testi qualora l’autoscuola dovesse fare un uso diverso o ulteriore dei dati richiesti ai propri candidati (rivolgendosi ai tecnici SIDA o al Consulente commerciale di riferimento).

Aggiornamento di altra modulistica

Abbiamo aggiornato anche il resto della modulistica presente in SIDA togliendo i riferimenti alle “vecchie” disposizioni sulla privacy che, dal 25 maggio, non saranno più in vigore.

Ecco l’elenco dei moduli aggiornati:

• Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà di conformità all'originale di copia (Stampe → Altre → Dichiarazione conformità dell'originale alla  copia)
• Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà (Stampe → Altre → Dichiarazione di non conoscenza italiano scritto)
• Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà (Stampe → Dichiarazione sostitutiva per errori patente)
• Dichiarazione sostitutive di certificazioni (Stampe → Autocertificazione residenza)
• Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà (Stampe → Dichiarazione sostitutiva generica)
• Modello TT2120 DTT da allegare al Modello TT2112 (Stampe → Modulo TT2120 DTT)

NON abbiamo potuto aggiornare il riferimento alla vecchia normativa sulla privacy presente nel modulo Relazione di visita medica in quanto, essendo un modulo ufficiale, dobbiamo attendere che venga effettuata la modifica con la pubblicazione in gazzetta ufficiale.

Gestione dei consensi di tutti i candidati in archivio

Una volta stampato il modulo per il consenso e ottenuto il consenso dal vostro cliente, è possibile trattare i dati direttamente dai due tabelloni di SIDA, quello delle pratiche e quello storico.

La funzionalità è raggiungibile clliccando con il tasto destro del mouse sul nome del candidato di cui vogliamo gestire il consenso e scegliendo la voce “Gestione consenso GDPR (Privacy)”.

Oppure cliccare sull’icona con il simbolo della privacy (lucchetto)                        

Si aprirà la maschera per la gestione e la registrazione dei consensi relativi al candidato selezionato:

Attenzione: come già detto prima, nella gestione dei consensi non appare la richiesta di consenso per la gestione della pratica perché il consenso è dato per scontato.

Da default sono attive tutte le caselle di concessione del consenso. Se un candidato nega il consenso per una delle finalità elencate nella maschera, sarà sufficiente spostare il segno di spunta da “Consento” a “Nego il consenso” e premere ok per aggiornare i dati in archivio storico.

• Il primo consenso impatta sulle stampe delle azioni promozionali (richiamo patenti A1 per GA, richiamo 18enni per patente ecc.): se il candidato NEGA il consenso, SIDA non lo includerà nell’elenco dei candidati che potranno ricevere le lettere di richiamo patenti A1, GA, richiamo 18enni per patente ecc.
• Il secondo consenso impatta sulle stampe dei promemoria per i rinnovi (richiamo patenti in scadenza, richiamo CQC e ADR in scadenza): se il candidato NEGA il consenso, SIDA non lo includerà nell’elenco dei candidati che potranno ricevere le lettere di richiamo patenti in scadenza, richiamo CQC e ADR in scadenza.
• Il terzo consenso è memorizzato, ma non ha nessuna ricaduta sulle funzionalità di SIDA. E’ piuttosto un promemoria per l’autoscuola.

In archivio storico sono state aggiunte tre colonne in fondo a destra con la denominazione GDPR dove si possono subito visualizzare i consensi di ciascun candidato.

Se più candidati hanno espresso nello stesso modo il loro consenso, è possibile anche operare una gestione dei consensi contemporanea, selezionando i nominativi tutti in una volta e mettendo i segni di spunta nella gestione del consenso. Tutti i nominativi selezionati verranno aggiornati.

Dichiarazione di conformità del software SIDA Gestione al GDPR

SIDA mette a disposizione di tutti i clienti che utilizzano SIDA GESTIONE la “Dichiarazione di conformità” alle disposizioni del Regolamento. Potrete conservare questa dichiarazione in autoscuola, o farla pervenire al Vs. Consulente della privacy.

La dichiarazione di conformità è scaricabile gratuitamente dall’area riservata sul sito www.patente.it.

Per accedere all’area riservata cliccare sull’icona presente in SIDA Gestione.

E’ necessario avere a disposizione i codici di accesso riservati. Se non lo avete ancora fatto, potete richiederli mandando una mail all’indirizzo amministrazione@patente.it.

Con i codici accedete all’area personale dell’autoscuola.

Cliccare sul menu Privacy (GDPR) e scaricare il pdf con la dichiarazione di conformità SIDA.