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OGGETTO: Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 recante il "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa". Chiarimenti applicativi.

Ministero dei Trasporti e della Navigazione
DIPARTIMENTO DEI TRASPORTI TERRESTRI
UNITÀ DI GESTIONE MOTORIZZAZIONE E SICUREZZA DEL TRASPORTO TERRESTRE
Unità Operativa - MOT 3

Roma, 5 luglio 2001
Prot. n. 1254/M352

Sul Supplemento ordinario n. 30/L alla Gazzetta Ufficiale n. 42 del 20 febbraio 2001 è stato pubblicato il d.P.R. n. 445/2000 recante il "Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" (di seguito denominato, per brevità, "T.U"), nel quale sono state raccolte sistematicamente tutte le norme previgenti in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative.
In particolare, sono state trasfuse nel T.U., seppure con qualche significativa modifica, le disposizioni contenute nella legge 4 gennaio 1968, n. 15, nella legge 15 maggio 1997, n. 127, nella legge 16 giugno 1998, n. 191 e nel d.P.R. 20 ottobre 1998, n. 403 che, conseguentemente, sono stati abrogati.
La presente circolare persegue quindi la finalità di adeguare al mutato assetto normativo le istruzioni impartite con le circolari D.G. n. 21 del 13 febbraio 1998 e D.G. n. 21 del 24 marzo 1999 (pubblicata sulla G.U. n. 164 del 15 luglio 1999), con particolare riferimento agli aspetti applicativi che rilevano nell'ambito dei procedimenti inerenti all'area veicoli e conducenti.
Ciò posto, nell'intento di agevolare una lettura ragionata delle disposizioni del T.U., si è ritenuto opportuno articolare la presente circolare in tre "PARTI" così strutturate:
nella "PARTE PRIMA", dedicata all'analisi coordinata del testo normativo, sono illustrati i principi generali, riferiti a specifici argomenti, che appaiono suscettibili di applicazione generalizzata;
nella "PARTE SECONDA" sono trattate alcune ipotesi concrete di applicazione allo scopo, da un lato, di risolvere i dubbi interpretativi maggiormente ricorrenti e, dall'altro, di fornire suggerimenti esemplificativi utili ad assicurare che, nella quotidiana operatività degli Uffici periferici, le diverse circolari in materia di veicoli e conducenti, attualmente in vigore, possano essere adeguate alla luce delle disposizioni del T.U.;
nella "PARTE TERZA", infine, sono espressamente elencate le circolari abrogate.
**********

PARTE PRIMA: PRINCIPI GENERALI
A) Soggetti legittimati alle attività di "autocertificazione"
Ai sensi dell'art. 3 del T.U., possono avvalersi delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e delle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà:

• i cittadini italiani; 
• i cittadini dell'Unione Europea; 
  le persone giuridiche, le società di persone, le pubbliche amministrazioni, gli enti, i comitati e le associazioni aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi della Unione Europea;
• i cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia, limitatamente ai fatti, stati o qualità personali certificabili o attestabili da soggetti pubblici italiani; 
• i cittadini extracomunitari nei casi in cui la produzione delle dichiarazioni sostitutive avvenga in applicazione di convenzioni internazionali fra l'Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante.
  Ferma restando la necessità del possesso del requisito della residenza in Italia ogni qual volta sia prescritto per l'adozione di specifici provvedimenti (es. rilascio di patenti di guida, conversione di patenti estere, immatricolazioni di veicoli, ecc.), questo stesso requisito non è invece richiesto ai fini dell'accesso alle attività dì "autocertificazione".

Pertanto resta confermato che le dichiarazioni sostitutive possono essere rese anche dai cittadini italiani residenti all'estero e dai cittadini comunitari anche se non residenti in Italia.
Lo stesso criterio si applica ora anche ai cittadini extracomunitari, rispetto ai quali è solo prescritto che siano regolarmente soggiornanti in Italia.
Rispetto a questi ultimi soggetti, l'art. 3 del T.U. ha però introdotto, come evidenziato, una ulteriore limitazione rispetto a quanto già previsto dall'art. 5, comma 2, del d.P.R. n. 403/1998, nel senso che gli stessi possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive sia di certificazione che di atto di notorietà unicamente per comprovare fatti, stati o qualità personali che siano suscettibili di attestazione o di certificazione da parte di un soggetto pubblico italiano.
Laddove detta condizione non si verifichi la norma in esame prescrive che gli stati, i fatti e le qualità personali da comprovare debbano essere documentati mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana autenticata dall'autorità consolare italiana presente nel territorio del medesimo Stato.

B) Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione
Nell'art. 4, comma 1, del T.U. è stata sostanzialmente trasfusa la norma già contenuta nell'art. 4 del d.P.R. n. 403/1998 per le ipotesi di impedimento a firmare (per analfabetismo o impedimento fisico) ma, per evidenti ragioni di tutela della riservatezza, non è più richiesto che il pubblico ufficiale, competente a raccogliere la dichiarazione, faccia menzione della causa dell'impedimento a sottoscrivere.
Il comma 2 del medesimo art. 4 ha poi introdotto una ulteriore ipotesi, rappresentata dall'impedimento temporaneo per motivi di salute, nel qual caso è ammesso che la dichiarazione sia resa, in sostituzione della persona temporaneamente impedita, dai seguenti soggetti:

• il coniuge;
• i figli;
• i parenti in linea retta fino al terzo grado (genitori, nonni, nipoti);
• i parenti in linea collaterale fino al terzo grado (fratelli, zii, nipoti).

Anche in tal caso, non deve essere specificata la causa dell'impedimento, ma soltanto indicata la sussistenza dell'impedimento stesso.
Dalla lettura del citato comma 2 dell'art. 4 si desume chiaramente come l'intera fattispecie poggi sul presupposto che il congiunto renda la dichiarazione direttamente innanzi al pubblico ufficiale, il quale è tenuto preventivamente ad identificarlo.
Si ritiene, tuttavia, che la medesima finalità possa essere realizzata anche nel caso in cui la dichiarazione del congiunto pervenga all'Ufficio della Motorizzazione per il tramite di un soggetto delegato, di una Autoscuola o di uno Studio di consulenza, a condizione che venga allegata la copia fotostatica di un documento di identità del dichiarante, anche se si tratti di una dichiarazione sostitutiva di certificazione.
Il successivo art. 5, infine, ripropone la norma già contenuta nell'art. 8 della legge n. 15/1968, per cui se l'interessato è soggetto alla potestà dei genitori, ovvero a tutela od a curatela, le dichiarazioni sostitutive debbono essere sottoscritte dal genitore o dal tutore, ovvero dall'interessato stesso ma con l'assistenza del curatore.

C) Dichiarazioni sostitutive di certificazione
Riproponendo i contenuti di quanto già previsto dall'art. 2 della legge n. 15/1968 e dall'art. 1 del d.P.R. n. 403/1998, a norma dell'art. 46 del T.U. sono comprovati con dichiarazioni sostitutive di certificazione, rese anche nel contesto di una istanza, i seguenti fatti, stati o qualità personali:

• data e luogo di nascita;
• cittadinanza e residenza (compresa l'iscrizione nei registri A.I.R.E);
• godimento dei diritti civili e politici;
• stato civile, stato di famiglia e vivenza a carico;
• esistenza in vita e tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
• nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o del discendente;
• iscrizione in albi ed elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni (compresa l'iscrizione nel registro delle imprese e tutti i dati contenuti nei certificati rilasciati dalle C.C.I.A.);
• qualità di studente, appartenenza a ordini professionali, qualifica professionale posseduta, titolo di studio ed esami sostenuti, titolo di abilitazione, di specializzazione, di formazione, di aggiornamento e qualificazione tecnica;
• situazione reddituale o economica, anche ai fini della concessione di benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali (es. capacità finanziaria per le imprese che svolgono le operazioni di revisione), e assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto (es. assolvimento dell'IVA, versamento contributi previdenziali);
• possesso e numero del codice fiscale, della partita I.V.A. e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
• stato di disoccupazione, qualità di pensionato e categoria di pensione, qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo, tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari;
• il non aver riportato condanne penali, il non essere a conoscenza di essere sottoposti a procedimenti penali, il non essere destinatari di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale (in tale fattispecie sono quindi ricomprese anche le cd. "certificazioni antimafia");
• il non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e il non aver presentato domanda di concordato.
  L'illustrata elencazione è tassativa, e pertanto non è suscettibile di estensione in via interpretativa.

A tale riguardo, inoltre, si segnala che nel corpo del T.U. non viene riproposta la disposizione già contenuta nell'art. 1, comma 2, del d.P.R. 403/1998, alla stregua del quale tutti i certificati, gli estratti e gli attestati da produrre, a qualsiasi titolo, agli Uffici della Motorizzazione potevano essere sostituiti con dichiarazioni sostitutive di certificazione.
Pertanto, salvo quanto espressamente indicato nella "PARTE SECONDA" della presente circolare, ciascun Ufficio avrà cura di verificare se le dichiarazioni sinora acquisite in forza del citato art. 1, comma 2, del d.P.R. n. 403/1998 possano ancora essere ricondotte nell'ambito della categoria delle dichiarazioni sostitutive di certificazione, ovvero debbano essere trattate alla stregua dì dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà ai sensi dell'art. 47 del T.U..
Le disposizioni del T.U. confermano, inoltre, che le dichiarazioni sostitutive di certificazione non sono soggette ad imposta di bollo (art. 37) e le relative sottoscrizioni non debbono essere autenticate.

D) Dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà
Il testo dell'art. 47 del T.U. conferma il carattere "residuale" della categoria delle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà.
Infatti, salvo facendo le eventuali eccezioni previste per legge, dette dichiarazioni possono essere utilizzate per comprovare:

• i fatti, gli stati e le qualità personali che siano a diretta conoscenza dell'interessato e non siano espressamente indicati nell'art. 46 del T.U.; 
• i fatti, gli stati e le qualità personali relativi ad altri soggetti, di cui l'interessato abbia diretta conoscenza.
  L'art. 47 in esame prevede, inoltre, anche la possibilità di comprovare, a mezzo di dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, lo smarrimento di documenti di riconoscimento o comunque attestanti stati o qualità personali dell'interessato, al fine del rilascio del relativi duplicati.

Tuttavia, quest'ultima previsione non può trovare applicazione nell'ipotesi di rilascio del duplicato della patente di guida smarrita, poiché in tal caso le vigenti norme prevedono espressamente la denuncia alle autorità di polizia quale presupposto necessario per attivare il procedimento di duplicazione.
Tale considerazione appare a maggior ragione fondata alla luce della procedura semplificata introdotta dal d.P.R. 9 marzo 2000, n. 104 in base al quale la duplicazione della patente viene ora avviata proprio per il tramite degli organi di polizia competenti a ricevere la denuncia.
In base all'art. 21, comma 1, del T.U., l'autenticità delle sottoscrizioni apposte sulle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, da produrre agli organi della pubblica amministrazione, è garantita con le modalità previste dall'art. 38, vale a dire:

• mediante firma digitale o quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta di identità elettronica (si tratta, tuttavia, di modalità al momento non ancora attuabili);
• mediante sottoscrizione apposta innanzi al dipendente addetto;
• allegando copia fotostatica di un documento di identità (in corso di validità), che deve essere inserita nel fascicolo.
  Per "documento di identità" deve intendersi la carta di identità ed ogni altro documento munito di fotografia rilasciato su supporto cartaceo, magnetico o informatico, dall'amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l'identità personale del titolare (art. 1, comma 1, let. d), T.U.).

In particolare, l'art. 35, comma 2, del T.U. considera equipollenti alla carta di identità i seguenti documenti:

• il passaporto;
• la patente di guida; 
• la patente nautica; 
• il libretto di pensione; 
• il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici; 
• il porto d'armi; 
• le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia o di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da una amministrazione dello Stato.

Dal combinato disposto di cui ai citati artt. 1, comma 1, let. d) e 35, comma 2, del T.U. si ricava, inoltre, che anche il permesso di soggiorno rilasciato ai cittadini stranieri può essere trattato alla stregua di un valido documento di identità se munito di fotografia e di timbro, o altra segnatura equivalente, apposta dall'autorità di polizia che lo ha rilasciato.
Infine, si rammenta che, a norma dell'art. 37 del T.U., anche le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà non sono soggette ad imposta di bollo.

E) Certificati ed accertamenti d'ufficio
Dal complesso di norme contenute nel T.U. si ricava il principio generale per cui al cittadino è sempre riconosciuta la facoltà, nell'ambito delle ipotesi espressamente disciplinate, di avvalersi delle dichiarazioni sostitutive, a meno che disposizioni speciali non prevedano diversamente e, conseguentemente, sulle pubbliche amministrazioni incombe il dovere di accettare le dichiarazioni sostitutive.
Tuttavia, allo scopo di garantire comunque la massima speditezza dei procedimenti, non può essere rifiutata nemmeno la produzione spontanea di certificati da parte degli interessati.
A tale ultimo riguardo, si sottolinea che l'art. 41 del T.U., sulla base di quanto era stato già previsto dalla legge n. 127/1997 e dalla legge n. 191/1998, fissa alcuni criteri fondamentali:

• i certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni e attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazione (es. data e luogo di nascita, titolo di studio) hanno validità illimitata;
• le restanti certificazioni hanno validità di 6 mesi (compresi i certificati medici), se specifiche norme non prevedono una validità superiore;
• i certificati anagrafici e le certificazioni dello stato civile possono essere utilmente prodotti anche oltre il termine di validità laddove l'interessato dichiari per iscritto, in fondo al documento, che le informazioni contenute nel certificato stesso non hanno subito variazioni alla data del rilascio, ferma restando la facoltà di effettuare verifiche successive sulla veridicità della dichiarazione.  

Resta inoltre confermata la norma già contenuta nell'art. 10, comma 1, del d.P.R. n. 403/1998, per cui non sono autocertificabili i fatti attestati in certificati medici, sanitari, di origine, di conformità CE, di marchi o di brevetti (art. 49, comma 1, T.U.); pertanto, si conferma che continuano a rimanere esclusi dal novero delle dichiarazioni sostitutive tutti i dati tecnici relativi ai veicoli.
L'art. 43 del T.U. prevede, in particolare, che le pubbliche amministrazioni non possono richiedere atti o certificati concernenti gli stati, i fatti e le qualità personali elencati nell'art. 46 del T.U., che siano attestati in documenti già in loro possesso o che comunque esse stesse siano tenute a certificare (art. 43, comma 1, T.U.).
In tal caso, le informazioni necessarie debbono essere acquisite d’ufficio previa indicazione, da parte dell'interessato, dell'amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni stesse, sempre che l'interessato non intenda avvalersi del l'autocertificazione.
L'acquisizione d'ufficio delle informazioni può avvenire anche per fax, per via telematica o qualunque altro mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte, e senza onere a carico dell'amministrazione procedente (art. 47, commi 4 e 5, T.U.).

F) Documentazione mediante esibizione
L'art. 45 del T.U. dispone che:

• il cognome, il nome, il luogo e la data di nascita, lo stato civile e la residenza attestati in documenti di identità o di riconoscimento possono essere comprovati mediante esibizione dei documenti stessi;
• se all'atto della presentazione dell'istanza è prescritta l'identificazione dell'interessato mediante esibizione di un documento di identità o di riconoscimento, è fatto divieto alle pubbliche amministrazioni di richiedere certificati attestanti i dati contenuti nel documento esibito;
• la registrazione dei dati deve avvenire attraverso l'acquisizione di copia fotostatica del documento esibito;
• è sempre fatta salva, nel corso del procedimento, la facoltà di verificare la veridicità e l'autenticità dei dati contenuti nel documento esibito.

G) Modulistica
Salvo quanto previsto per singole materie da apposite circolari, ciascun Ufficio deve provvedere a predisporre la modulistica necessaria per la redazione delle dichiarazioni sostitutive da acquisire nell'ambito dei procedimenti di competenza.
Detta modulistica deve contenere il richiamo alle norme del T.U. in base alle quali la dichiarazione sostitutiva viene resa, nonché alle conseguenze amministrative ed alle sanzioni penali previste, rispettivamente, dagli artt. 75 e 76 per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci.
In ogni caso, anche se l'interessato non utilizza la modulistica predisposta, deve comunque aver cura di indicare tutti gli elementi sufficienti e necessari per consentire i successivi controlli sulla veridicità delle dichiarazioni rese (es. nel dichiarare il titolo di studio posseduto, deve essere indicata la data, il luogo e l'istituto presso il quale è stato conseguito).

H) Controlli
L'art. 71 del T.U. ha confermato l'obbligo per le pubbliche amministrazioni di effettuare idonei, anche a campione, e in tutti i casi in cui sorgano fondati dubbi sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive.
Al riguardo, sì rinvia alle istruzioni già diramate con circolare n. A16 del 5 maggio 2000.
La citata norma ha inoltre chiarito che, in presenza di irregolarità od omissioni rilevabili d'ufficio, non costituenti falsità, occorre darne notizia all'interessato invitandolo alla regolarizzazione o al completamento della dichiarazione, con l'avvertenza che in mancanza, il procedimento non può aver seguito.

I) Responsabilità delle pubbliche amministrazioni e dei loro dipendenti
In tema di responsabilità, il T.U. prevede che:

• salvo i casi di dolo o colpa grave, le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti sono esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati sulla base di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non rispondenti a verità, prodotti dall'interessato o da terzi (art. 73);
• la mancata risposta, entro 30 giorni, alle richieste di controllo sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive costituisce violazione dei doveri d'ufficio (art. 72);
• costituiscono altresì violazione dei doveri d'ufficio la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive, la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in cui ci sia obbligo di accettare le dichiarazioni sostitutive di certificazione, nonché il rifiuto ad accettare l'attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l'esibizione di un documento di identità o di riconoscimento.

L) Responsabilità dei dichiaranti
Ferme restando le sanzioni penati previste dall'art. 76 del T.U., se in sede di controllo emerge la non veridicità delle dichiarazioni sostitutive, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera (art. 75).

M) Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze
L'art. 38, comma 1, del T.U. prevede che tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione possano essere inviate anche per fax e via telematica.
A tale riguardo, si ritiene necessario ribadire due precisazioni.
Appare evidente, anzitutto, che la norma non incide in alcun modo sulla possibilità della presentazione delle istanze per il tramite di soggetti all'uopo delegati né, a maggior ragione sull'attività svolta dagli Studi di consulenza e dalle Autoscuole che, pertanto, continuano ad accedere agli sportelli della Motorizzazione in forza delle disposizioni speciali di settore.
In secondo luogo, si sottolinea ancora una volta che l'istruttoria delle istanze rivolte agli Uffici della Motorizzazione, per l'avvio dei procedimenti concernenti compiti di istituto, sono soggette alla preventiva verifica dell'assolvimento delle tariffe previste dalla legge n. 870/1986.
Di conseguenza, non si rende possibile l’acquisizione delle stesse tramite fax; infatti, se pure si ammettesse detta modalità, il procedimento non potrebbe essere avviato fino a quando non fossero prodotte le filature originali dei versamenti in conto corrente postale relativi alle tariffe in parola.
Le stesse considerazioni valgono anche per la trasmissione delle istanze e dichiarazioni per via telematica, poiché al momento non sono ancora operativi né il sistema di pagamento con moneta elettronica né la firma digitale (cfr. art. 38, comma 2, T.U.).
Viceversa, non si rinviene alcun elemento ostativo all'acquisizione via fax delle dichiarazioni e delle fotocopie dei documenti di identità.
A norma dell'art. 21, comma 1, del T.U., l'autenticità della sottoscrizione di qualsiasi istanza da produrre agli organi della pubblica amministrazione è garantita con l'osservanza delle modalità di cui all'art. 38 del medesimo T.U., il quale prescrive che la sottoscrizione avvenga in presenza del dipendente addetto; in alternativa, l'istanza deve essere presentata unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore, che deve essere inserita nel fascicolo.
Quest'ultima modalità appare, pertanto, obbligata ogni qualvolta l'istanza pervenga per il tramite di un soggetto all'uopo delegato ovvero di un'Autoscuola o di uno Studio di consulenza.

N) Copie autentiche
In tema di copie autentiche di atti e documenti, dal combinato disposto di cui agli artt. 18 e 19 del T.U. si ricavano le seguenti prescrizioni:

• l'autenticazione di copie può essere effettuata dal pubblico ufficiale che ha emesso o presso il quale è depositato l'originale, od al quale deve essere prodotto il documento o la copia autentica dello stesso, ovvero da un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco;
• il pubblico ufficiale attesta la conformità della copia con l'originale, scrivendo la relativa dicitura alla fine della copia e indicando la data e il luogo, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome e la qualifica rivestita, ed apponendo la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia consta di più fogli, il pubblico ufficiale deve apporre la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio;
• la conformità all'originale della copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, della copia di una pubblicazione ovvero della copia di titoli di studio o di servizio e di documenti fiscali che debbano essere obbligatoriamente conservati dai privati, può essere attestata anche dallo stesso interessato apponendo sulla riproduzione del documento una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà e allegando, ovviamente, una copia del proprio documento di identità o di riconoscimento.
  Si rammenta che per "pubblicazione" deve intendersi qualsiasi opera sia stata edita autonomamente o sottoforma di articolo inserito nell'ambito di riviste o quotidiani.

Le copie conformi all'originale attestate con dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà sono esenti da imposta di bollo.
Non sembra invece che il T.U. abbia introdotto deroghe all'art. 4 della tariffa approvata con D.M. 20 agosto 1992, la quale assoggetta l'imposta di bollo gli "atti e provvedimenti degli organi dell'amministrazione dello Stato, delle regioni, delle province, dei comuni, loro consorzi e associazioni, delle comunità montane e delle unità sanitarie locali, nonché quelli degli enti pubblici in relazione alla tenuta di pubblici registri, rilasciati anche in estratto o in copia dichiarata conforme all’originale a coloro che ne abbiano fatto richiesta".

O) Legalizzazione di firme e di fotografie
In tema di legalizzazione di firme, si evidenzia anzitutto come nell'art. 33 del T.U. sia stato trasfuso quanto già disposto dal previgente art. 17 della legge n. 15/1968, con riferimento agli atti formati nello Stato e da far valere all'estero e, viceversa, agli atti formati all'estero da autorità estere e da valere nello Stato.
In particolare, con riferimento a quest'ultima ipotesi, viene riconfermato che la legalizzazione deve avvenire ad opera delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero; inoltre, se l'atto o il documento è redatto in lingua straniera, si deve allegare una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale.
A tale ultimo riguardo, si precisa che, data la specialità della previsione, la procedura di asseveramento delle traduzioni con giuramento prestato innanzi al cancelliere giudiziario od al notaio non può essere ovviata attraverso una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.
Se poi gli atti e i documenti formati nello Stato e da valere nello Stato sono rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, competenti alla legalizzazione sono le Prefetture.
Ovviamente, restano salve le ipotesi in cui l'obbligo della legalizzazione o della traduzione è escluso in base a leggi o ad accordi internazionali.
Per quanto concerne la legalizzazione di fotografie l'art. 34 del T.U. dispone che le amministrazioni competenti per il rilascio di documenti personali (quindi anche della patente di guida) sono tenute a legalizzare le prescritte fotografie presentate personalmente dall'interessato.
In quest'ambito, pertanto, si ribadisce l'impossibilità di procedere per il tramite di soggetti intermediari (Autoscuole, Studi di consulenza, delegati).
Su richiesta dell’interessato, la legalizzazione di fotografie può essere effettuata anche a cura dei dipendenti incaricati dal sindaco.
Infine, è confermato che la legalizzazione di fotografie non è assoggettata all'obbligo del pagamento dell'imposta di bollo.
Nulla, invece, viene disposto circa le modalità attraverso cui effettuare la legalizzazione di fotografie; tuttavia, in analogia con quanto già illustrato in tema di copie autentiche (cfr. par. N), si ritiene possa essere adottata la seguente formula:
"Ai sensi dell'art. 34 del d.P.R. n. 445/2000, si legalizza la foto del Sig. ………………………… la cui identità è stata accertata tramite ……………………………………………………… (indicare il documento di identità o di riconoscimento) n. …………………………………………… rilasciato da ………………………… il …………………………".
La predetta formula deve essere seguita dall'apposizione della data e del luogo, la firma per esteso e la qualifica rivestita dal pubblico ufficiale che procede alla legalizzazione ed il timbro dell'Ufficio.

PARTE SECONDA: APPLICAZIONI
1) Dichiarazioni sostitutive rese da cittadini extracomunitari
In base alle illustrate disposizioni del T.U., i cittadini extracomunitari possono rendere sia dichiarazioni sostitutive di certificazione sia dichiarazioni sostitutive di atto dì notorietà, a condizione che:

• debbano comprovare fatti, qualità personali o stati certificabili o attestabili da soggetti pubblici italiani;
• siano regolarmente soggiornanti in Italia.

Ricorrendo le predette condizioni, le dichiarazioni sostitutive possono essere rese secondo le medesime modalità previste dal T.U. per i cittadini italiani e per i cittadini comunitari.
In particolare, per quanto attiene alle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, deve ritenersi non più applicabile la procedura di cui all’art. 5 del D.M. Grazia e Giustizia 22 maggio 1995, n. 431, in forza del quale si è finora chiesto che le dichiarazioni in parola fossero rese innanzi alle autorità diplomatiche o consolari del Paesi di origine.
Pertanto, anche la dichiarazione relativa alla non conoscenza della lingua italiana in forma scritta, per l'accesso agli esami orali per il conseguimento della patente di guida, deve essere resa secondo quanto disposto dagli artt. 21, 38 e 47 del T.U..
Ciò anche in considerazione del parere espresso dal Dipartimento della Funzione Pubblica - Ufficio per l'innovazione delle pubbliche amministrazioni - Servizio per la comunicazione e le relazioni con i cittadini con nota prot. n. 10360 del 30 maggio 2001, il quale ha chiarito come non sia possibile "interpretare in modo restrittivo l'inciso 'certificabili o attestabili' da soggetti pubblici italiani di cui parla l'art. 3 del d.P.R. n. 445/2000. In particolare, non è possibile riferire l'inciso ai soli dati che già prima della dichiarazione rientrano in un sistema di certezze pubbliche gestito da un'amministrazione italiana, ma occorre comprendere nel suo ambito anche i fatti che un soggetto pubblico italiano è comunque in grado di attestare, anche a seguito dello svolgimento di apposita procedura di verifica e controllo".
A tale ultimo riguardo, il Dipartimento della Funzione Pubblica suggerisce quindi di procedere ai consueti controlli a campione presso gli Uffici di collocamento, quali soggetti pubblici che possono avere cognizione diretta circa la non conoscenza, da parte dei cittadini extracomunitari, della lingua italiana in forma scritta.
Quanto all'ulteriore condizione del regolare soggiorno in Italia, questa non può che essere comprovata mediante esibizione del permesso di soggiorno in originale ed in corso di validità.
Se l'istanza è presentata per il tramite di un soggetto delegato, di una Autoscuola o di uno Studio di consulenza, in sostituzione dell'esibizione del permesso di soggiorno può essere prodotta una copia resa conforme all'originale, secondo quanto previsto dagli artt. 18 e 19 del T.U., che dovrà essere inserita nel fascicolo unitamente alla fotocopia di un documento di identità o di riconoscimento se la conformità è attestata dallo stesso interessato.
Non v'è dubbio, infatti, che la conformità all'originale della copia di un documento rilasciato dalla pubblica amministrazione (com'è il caso del permesso di soggiorno) possa essere attestata anche da un cittadino extracomunitario, proprio perché si tratta di un fatto accertabile in ogni momento presso le competenti autorità di pubblica sicurezza.

2) Dichiarazione di proprietà dei veicoli ai fini della immatricolazione
Com'è noto, ai sensi dell'art. 93 c.d.s., i veicoli sono immatricolati a norma di chi si dichiara proprietario.
A tale riguardo, si ritiene che la dichiarazione in parola debba essere trattata alla stregua di una dichiarazione sostitutiva di certificazione rientrante nell’ampia fattispecie prevista dall’art. 46, let. i), del T.U..

3) Delega alla presentazione delle istanze
Al di fuori delle ipotesi di intermediazione professionalmente svolte dalle Autoscuole e dagli Studi di consulenza, la presentazione delle istanze deve avvenire, com'è noto, direttamente a cura dell'interessato o per il tramite di un soggetto all'uopo delegato, sempre che l'attività di quest'ultimo sia prestata a titolo gratuito ed in via del tutto occasionale.
A tale riguardo, dal T.U. non appaiono desumibili elementi di novità rispetto al passato.
Pertanto, oltre ad identificare il delegato, è sufficiente acquisire la delega sottoscritta in forma libera dal delegante, alla quale deve essere allegata la fotocopia di un documento di identità o di riconoscimento del delegante stesso.

4) Acquisizione di fotocopie di documenti di identità o di riconoscimento
Al fine di evitare inutili ed onerose duplicazioni, quando la fotocopia di un documento di identità o di riconoscimento viene acquisita per comprovare l'autenticità della sottoscrizione apposta dall’interessato su atti diversi nell'ambito di un medesimo procedimento (es. istanza, dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, ecc.), non deve essere richiesta la produzione di ulteriori fotocopie.

5) Immatricolazione di veicoli in leasing e in servizio di noleggio senza conducente
Con riferimento alla circolare prot. n. 653/C4 dell'8 marzo 2001, concernente le modalità di immatricolazione dei veicoli locati con facoltà di compera e dei veicoli in locazione senza conducente, si precisa che, alla luce delle disposizioni contenute nel T.U., le dichiarazioni contenute nei fac-simile di cui agli allegati 1 e 2 debbono ora essere intese sia come sostitutive di certificazione (residenza, proprietà dei veicoli, qualità di legale rappresentante di persone giuridiche ovvero di mandatario, di procuratore e simili, iscrizione nel registro delle imprese), sia sostitutive di atto di notorietà (locazione con facoltà di compera, titolo autorizzativo alla locazione senza conducente).
Pertanto, si invitano gli Uffici in indirizzo a sostituire i prototipi di dichiarazione in parola, rispettivamente, con i fac-simile di cui agli allegati 1 e 2 alla presente circolare.
In tal senso, debbono conseguentemente ritenersi non più attuali anche le indicazioni di cui al par. A), punto 2 ed al par. B), punto 2 della citata circolare n. 653/C4 dell’8 marzo 2001, nella parte in cui viene rappresentato che le dichiarazioni in parola, essendo tutte riconducibili alla categoria delle dichiarazioni sostitutive di certificazione, in forza dell'allora vigente art. 1, comma 2, del d.P.R. n. 403/1998, non deve essere allegata la fotocopia del documento di identità del dichiarante.
Sulla base delle medesime argomentazioni, deve altresì ritenersi superata la circolare prot. n. 226/C3 del 26 gennaio 2001 poiché il possesso del titolo autorizzativo che legittima il servizio di noleggio senza conducente non è più comprovabile con dichiarazione sostitutiva di certificazione, bensì con dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.

PARTE TERZA: ABROGAZIONI
Sono abrogate le seguenti circolari:
1) D.G. n. 70 del 30 giugno 1997;
2) D.G. n. 21 del 13 febbraio 1998;
3) D.G. n. 21 del 24 marzo 1999;
4) U.d.G. n. A/28 del 28 novembre 2000 limitatamente al punto 1.3, 2° cpv.;
5) prot. n. 226/C3 del 26 gennaio 2001;
6) prot. n. 653/C4 dell'8 marzo 2001, limitatamente agli allegati 1 e 2;
nonché ogni altra disposizione in contrasto con i contenuti della presente circolare.

IL CAPO DIPARTIMENTO
(Dott.ssa Annamaria Fabretti Longo)